WochenInfo
Wie der Name schon sagt, erhältst du dieses Dokument jede Woche per Mail. Die Grundlage der WochenInfo sind die Daten aus deinem Kassensystem (z.b. Verkäufe, Retouren und Umlagerungen). Wir unterscheiden in der WochenInfo zwischen Forderungen und Fälligkeiten. In der WochenInfo werden abwechselnd Forderungen (ungerade Seitenzahlen) und Fälligkeiten (gerade Seitenzahlen) aufgeführt, dies ist der Darstellung in A4 geschuldet. Zum Lesen der Wocheninfo müssen die entsprechenden Forderungsseiten und Fälligkeitsseiten immer nebeneinander gelegt werden, also Seite 1(Forderung 1) links und Seite 2 (Fälligkeit 1) rechts, sowie Seite 3 (Forderung 2) links und Seite 4 (Fälligkeit 2) rechts. Dies sieht dann wie folgt aus:
Ein Vorgang findet sich immer auf beiden Seiten der Liste (links & rechts). Je nach Art des Vorgangs mit verschiedenen Werten.
Beispiel 1: Wareneingang – dort findet sich auf der Forderungsseite der abzurechnende Wert des Wareneingangs, auf der Fälligkeitsseite ist der Wert 0.
Beispiel 2: Einfacher Verkauf – hier findet sich auf der Forderungsseite der Wert 0 und auf der Fälligkeitsseite der abzurechnende Wert des Verkaufs.
Was bedeutet das genau?
Forderungen: In der Regel entstehen aus der Warenlieferungen (Lieferscheine) die Forderungsbeträge, in diesem Beispiel sind dies 1.462,62€ netto. Diese werden in der monatlichen Rechnung, die du von uns per Mail erhältst, übernommen. ACHTUNG: Dieser Betrag ist NICHT wie aufgeführt zu bezahlen. (siehe Abschnitt Monatsrechnung)
Fälligkeiten: Die wöchentlich an uns zu leistende Zahlung ergibt sich aus den Fälligkeiten, in diesem Beispiel 2.721,90€ brutto (2.287,31€ netto). Der Wert der Fälligkeiten entspricht Deinem wöchentlichen Wareneinsatz. Fälligkeiten sind in der Regel deine Verkäufe, aber auch Diebstahl und Inventurdifferenzen. Der Fälligkeitsbetrag wird frühestens 7 Tage nach dem letzten in der WochenInfo berücksichtigten Verkaufstag per SEPA Mandat eingezogen.
Abstimmung: In diesem Bereich findest du eine kleine Bestandsfortschreibung, die Dein Warenkonto darstellt. Dem Endbestand (in unserem Beispiel 14.727,15€ netto zum 11.06.2023) kannst Du zwei Informationen entnehmen. Zum einen stellt dieser Wert den abzurechnenden Warenwert in Deiner Filiale da. Einfach gesagt, Deine Verbindlichkeiten (unbezahlte Ware) bei uns.
Zum anderen entspricht dieser Wert, wenn Du Ihn mit dem Franchisegeber Anteil 60% umrechnest, dem Brutto-Verkaufswert der Ware, die bei Dir im Laden hängt. In diesem Beispiel wären das 29.208,85€.
Der Endbestand der Vorperiode muss immer ohne Differenz zum Anfangsbestand der laufenden Periode anschließen
UmsatzInfo: Die kleine Tabelle am Ende des Reports zeigt Dir Deine täglichen Umsätze und die an Kunden gegebenen Rabatte. Diese Darstellung soll Dir nochmal bewusst machen, das Rabatte echte Umsatzverluste sind. Dieses Mittel sollte daher immer sparsam angewendet werden, da die Rabatte in der Regel vom Franchisenehmer allein getragen werden. In der Spalte “Verr.Rabatte” steht der Rabattbetrag, wenn sich CKT Moden und der Franchisepartner (du) die Rabatte teilen. In der Franchiseabrechnung kommt dann der erzielte Verkaufsbetrag zum tragen.
Abgrenzung: Liegt der Monatswechsel innerhalb einer Woche, wird diese geteilt und du erhältst 2 WochenInfos. Dies ermöglicht es deinem Steuerberater dein Ergebnis monatsgenau zu ermitteln, entsprechend ergeben sich hier auch zwei Zahlbeträge (Einzüge) für dich für diese Periode.
Legende (Abkürzungen in der WochenInfo):
WU Ein – Warenumlagerungs-Eingang
WU Aus – Warenumlagerungs-Ausgang
VK Kd – Verkauf Kunde
UT Kd – Umtausch Kunde
VK Pers – Verkauf Personal (Personalkauf)
Verschenkt – “Give away” – gezahlt von FP
GS PÄ/GS PÄ2 – Gutschrift Preisänderung (Reduzierung)
123 Zugabe – “Give away” – gezahlt von CKT
Invt Diff – Inventur Fehlbestand
Invt Plus – Inventur Plusbestand
Monatsrechnung
Die monatliche Rechnung stellt alle Warenlieferungen des abgelaufenen Monats dar. Diese bekommst du am Anfang des Folgemonats per E-Mail. Die Rechnung setzt sich aus den Forderungsbeträgen der Wocheninfos (4-5) des Abrechnungsmonats zusammen. Die Forderungsseiten der entsprechenden WochenInfos bilden die Anlage zu dieser Rechnung. In diesem Beispiel ist die oben dargestellte Forderungsseite die Anlage zur blau markierten Rechnungsposition.
Achtung: Diese Rechnung ist NICHT wie aufgeführt zu bezahlen. Wie Du es aus der umgangssprachlichen Formulierung „Du musst nur das bezahlen, was Du auch verkaufst“, kennst, stellt diese lediglich einen wichtigen buchhalterischen Beleg für Deinen Steuerberater dar.
Dabei ist hier zu beachten, dass gemäß der einfachen Formulierung natürlich nicht nur die Verkäufe und Retouren zu bezahlen sind, sondern auch verlorene (Diebstahl, Inventur) oder verschenkte Ware, soweit Sie nicht unter Aktionen fallen. Die Bezahlung der Ware erfolgt über den wöchentlichen Einzug in Höhe der Fälligkeiten und sind quasi eine Teilzahlung der monatlichen Rechnungen.
